7 Lỗi Kế Toán – Thuế Doanh Nghiệp Mới Thành Lập Thường Gặp (Và Cách Tránh)
Giai đoạn đầu sau khi thành lập, doanh nghiệp phải xử lý rất nhiều việc cùng lúc: ổn định bộ máy, tìm khách hàng, vận hành kinh doanh. Trong khi đó, các nghĩa vụ về kế toán – thuế lại bắt đầu phát sinh ngay từ những ngày đầu, và không phải chủ doanh nghiệp nào cũng nắm rõ. Đây là lý do nhiều lỗi kế toán – thuế của doanh nghiệp mới thành lập xuất hiện một cách rất “vô tình”.
Bài viết dưới đây tổng hợp 7 lỗi thường gặp nhất ở các công ty mới thành lập và hộ kinh doanh vừa chuyển lên doanh nghiệp, kèm theo hướng xử lý để anh/chị chủ động phòng tránh ngay từ đầu, hạn chế rủi ro phát sinh về sau.
Vì sao doanh nghiệp mới thành lập dễ mắc lỗi kế toán – thuế?
Có một vài lý do khiến doanh nghiệp mới dễ gặp sai sót trong giai đoạn đầu:
- Chủ doanh nghiệp tập trung cho kinh doanh, chưa có nhiều thời gian cho hồ sơ kế toán – thuế.
- Chưa có kế toán hoặc kế toán chưa nhiều kinh nghiệm với doanh nghiệp mới.
- Nhiều nghĩa vụ phát sinh ngay từ khi có giấy phép, nhưng dễ bị bỏ sót vì không biết.
- Quy định về thuế, hóa đơn, chứng từ tương đối nhiều và có thể thay đổi theo thời gian.
Hiểu rõ những lỗi phổ biến dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn, thay vì xử lý bị động khi đã phát sinh hậu quả.
7 lỗi kế toán – thuế doanh nghiệp mới thành lập thường gặp
1. Chậm nộp hồ sơ khai thuế ban đầu và lệ phí môn bài
Sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cần thực hiện một số thủ tục thuế ban đầu, trong đó có nghĩa vụ liên quan đến lệ phí môn bài theo quy định. Nhiều doanh nghiệp mới không nắm được mốc thời hạn nên nộp chậm, dẫn đến phát sinh nghĩa vụ không đáng có.
Cách tránh: Ngay sau khi thành lập, doanh nghiệp nên kiểm tra và thực hiện đầy đủ các thủ tục thuế ban đầu theo quy định hiện hành, hoặc nhờ đơn vị chuyên môn rà soát giúp để không bỏ sót mốc thời hạn nào.
2. Nghĩ chưa có doanh thu thì không phải kê khai thuế
Đây là một trong những hiểu nhầm phổ biến nhất. Không ít chủ doanh nghiệp cho rằng khi chưa phát sinh doanh thu thì chưa cần làm gì về thuế. Trên thực tế, doanh nghiệp vẫn có thể phải nộp các tờ khai theo kỳ kể cả khi chưa phát sinh doanh thu.
Cách tránh: Xác định rõ doanh nghiệp thuộc diện kê khai theo tháng hay quý và thực hiện nộp tờ khai đúng hạn, kể cả tờ khai không phát sinh, theo quy định áp dụng cho đơn vị mình.
3. Chưa thiết lập chữ ký số và hóa đơn điện tử kịp thời
Chữ ký số và hóa đơn điện tử là công cụ cần thiết để doanh nghiệp thực hiện kê khai, phát hành hóa đơn. Doanh nghiệp mới đôi khi chậm đăng ký, dẫn đến lúng túng khi cần xuất hóa đơn cho khách hàng hoặc nộp hồ sơ điện tử.
Cách tránh: Chuẩn bị chữ ký số và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sớm, đồng thời tìm hiểu quy trình phát hành hóa đơn để sẵn sàng khi phát sinh giao dịch đầu tiên.
4. Lưu trữ hóa đơn, chứng từ chưa đầy đủ ngay từ đầu
Trong những tháng đầu, doanh nghiệp thường chưa có thói quen thu thập và lưu giữ hóa đơn đầu vào, chứng từ thanh toán một cách đầy đủ. Đến khi cần lập sổ sách hoặc quyết toán, việc thiếu chứng từ khiến hồ sơ không hoàn chỉnh và khó xử lý.
Cách tránh: Thiết lập cách lưu trữ hóa đơn, chứng từ ngăn nắp ngay từ đầu (theo tháng, theo loại), giữ cả bản giấy và bản mềm khi có thể, để hồ sơ luôn sẵn sàng khi cần đối chiếu.
5. Không ghi sổ sách kế toán thường xuyên, để dồn cuối năm
Việc để dồn toàn bộ chứng từ đến cuối năm mới xử lý là tình trạng phổ biến ở doanh nghiệp mới. Cách làm này khiến số liệu dễ sai lệch, khó kiểm soát và tạo áp lực lớn vào thời điểm quyết toán.
Cách tránh: Cập nhật sổ sách theo kỳ (tháng hoặc quý) để số liệu luôn rõ ràng, phát hiện sớm các điểm cần bổ sung thay vì dồn lại cuối năm.
6. Nhầm lẫn giữa chi phí được trừ và chi phí không được trừ
Không phải khoản chi nào cũng được tính là chi phí được trừ khi xác định nghĩa vụ thuế. Doanh nghiệp mới dễ nhầm lẫn, đưa vào những khoản chi thiếu hóa đơn, chứng từ hợp lệ hoặc không phục vụ hoạt động kinh doanh, dẫn đến rủi ro khi cơ quan thuế rà soát.
Cách tránh: Tìm hiểu nguyên tắc về chi phí được trừ và đảm bảo mỗi khoản chi đều có hồ sơ, chứng từ đầy đủ. Khi chưa chắc chắn, nên tham khảo ý kiến của người có chuyên môn thay vì tự suy đoán.
7. Bỏ lỡ các mốc thời hạn kê khai, báo cáo trong năm
Trong một năm, doanh nghiệp có nhiều mốc thời hạn cần thực hiện: tờ khai theo kỳ, báo cáo tài chính, quyết toán thuế cuối năm. Doanh nghiệp mới chưa quen lịch trình này nên dễ quên hạn, dẫn đến chậm nộp.
Cách tránh: Lập một lịch theo dõi các mốc thời hạn quan trọng trong năm, hoặc sử dụng dịch vụ có chức năng nhắc hạn để hạn chế rủi ro nộp chậm.
Doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì để hạn chế lỗi kế toán – thuế?
Để giảm thiểu các lỗi nêu trên, doanh nghiệp mới có thể chủ động một số việc ngay từ đầu:
- Rà soát và hoàn thành các thủ tục thuế ban đầu theo quy định.
- Chuẩn bị chữ ký số, hóa đơn điện tử sớm.
- Thiết lập cách lưu trữ hóa đơn, chứng từ khoa học.
- Theo dõi sổ sách định kỳ thay vì để dồn.
- Nắm các mốc thời hạn quan trọng trong năm.
- Tham khảo ý kiến chuyên môn khi gặp tình huống chưa chắc chắn.
Nếu chưa có đủ nhân sự hoặc thời gian để tự thực hiện, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ kế toán – thuế để được hỗ trợ ngay từ giai đoạn đầu. Anh/chị có thể tham khảo thêm bài viết Khi nào doanh nghiệp nên thuê dịch vụ kế toán bên ngoài để có thêm góc nhìn, hoặc tìm hiểu Dịch vụ kế toán thuế trọn gói tại Hải Phòng.
Thái Phong hỗ trợ doanh nghiệp mới thành lập như thế nào?
Công ty TNHH Tư vấn Thuế Thái Phong có dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp mới thành lập tại Hải Phòng và khu vực lân cận, tập trung vào việc giúp doanh nghiệp thiết lập nền tảng kế toán – thuế đúng ngay từ đầu:
- Hướng dẫn và hỗ trợ các thủ tục đăng ký thuế ban đầu.
- Hỗ trợ chuẩn bị chữ ký số, hóa đơn điện tử.
- Thiết lập hồ sơ kế toán ban đầu cho doanh nghiệp.
- Hướng dẫn nghĩa vụ về thuế, bảo hiểm và lao động.
- Tư vấn quy trình quản lý hóa đơn, chứng từ ngay từ đầu.
- Đồng hành thực hiện kê khai, sổ sách, báo cáo theo phạm vi đã thỏa thuận.
Thái Phong tư vấn trên cơ sở hồ sơ thực tế của doanh nghiệp, theo hướng minh bạch và rõ ràng về trách nhiệm hai bên, giúp doanh nghiệp mới hạn chế các lỗi cơ bản và yên tâm hơn khi bắt đầu hoạt động.
Câu hỏi thường gặp
1. Doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì về thuế trong tháng đầu tiên?
Tùy tình trạng cụ thể, doanh nghiệp thường cần rà soát các thủ tục thuế ban đầu, chuẩn bị chữ ký số, hóa đơn điện tử và xác định kỳ kê khai. Để chắc chắn, doanh nghiệp nên kiểm tra theo quy định hiện hành hoặc nhờ đơn vị chuyên môn tư vấn theo trường hợp của mình.
2. Chưa phát sinh doanh thu thì có phải nộp tờ khai thuế không?
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp vẫn cần nộp tờ khai theo kỳ kể cả khi chưa phát sinh doanh thu. Việc xác định cụ thể phụ thuộc vào tình trạng đăng ký và quy định áp dụng cho doanh nghiệp.
3. Nếu phát hiện đã làm sai từ những tháng đầu thì xử lý thế nào?
Doanh nghiệp nên rà soát lại hồ sơ để xác định rõ vấn đề, sau đó thực hiện điều chỉnh, bổ sung theo quy định. Trong trường hợp phức tạp, nên tham khảo ý kiến của người có chuyên môn để có hướng xử lý phù hợp.
4. Doanh nghiệp mới nên tự làm kế toán hay thuê dịch vụ?
Điều này phụ thuộc vào quy mô, khối lượng công việc và nguồn lực của doanh nghiệp. Với doanh nghiệp mới còn ít nhân sự, sử dụng dịch vụ kế toán bên ngoài thường giúp thiết lập hồ sơ đúng ngay từ đầu và tiết kiệm hơn so với tuyển kế toán toàn thời gian.
5. Thái Phong có hỗ trợ doanh nghiệp ở giai đoạn vừa thành lập không?
Có. Thái Phong có dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp mới thành lập, từ thủ tục thuế ban đầu, chữ ký số, hóa đơn điện tử đến thiết lập hồ sơ kế toán và đồng hành kê khai theo phạm vi đã thỏa thuận.
Kết luận
Các lỗi kế toán – thuế của doanh nghiệp mới thành lập phần lớn xuất phát từ việc chưa nắm rõ nghĩa vụ và chưa thiết lập quy trình ngay từ đầu, chứ không hẳn do cố ý. Khi hiểu trước những lỗi thường gặp và chủ động phòng tránh, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể rủi ro phát sinh về sau.
Nếu anh/chị vừa thành lập doanh nghiệp và muốn thiết lập nền tảng kế toán – thuế đúng ngay từ đầu, hãy liên hệ với Thái Phong để được tư vấn theo tình trạng thực tế.
Công ty TNHH Tư vấn Thuế Thái Phong
Điện thoại/Zalo: 0906 151 768
Email: thaiphong6102@gmail.com